ניהול מקצועי של החברה
בעת בחירת חברה להשכרת ציוד לאירועים, חשוב להיות סמוכים ובטוחים כי החברה איתה משתפים פעולה מעסיקה אנשי מקצוע בעלי ניסיון וידע רב בתחום האירועים. ניתן לברר מול החברה מהי ההכשרה שלהם בתחום, כמה שנים הם מספקים שירותי השכרת ציוד לאירועים, האם הם מקפידים להתחדש בהתאם למגמות ולהתפתחויות בתחום, מי הם האנשים העומדים בראש החברה, ומהי ההתחייבות שלהם להצלחת האירוע.
 
שירות אישי לאירוע ללא תקלות
המפגש הראשוני עם החברה המספקת שירותי השכרת ציוד לאירועים הינו הכרחי ליצירת חוות דעת בסיסית אודות השירות הצפוי להינתן על ידה. בעת השיחה עם נציגי השירות חשוב לשים לב לניואנסים קטנים כגון: משך ההמתנה לקבלת השירות, מתן מענה מלא ומספק לשאלות, התמודדות עם מצבי משבר ותקלות, שיח בגובה העיניים וכך הלאה. חשוב להרגיש בנוח עם נותן השירות ולהרגיש כי הוא מסוגל לספק מענה אישי ואנושי בעת הצורך. כמו כן, חשוב לברר האם ניתנת תמיכה מלאה במהלך האירוע, והאם ישנם אנשי צוות הנוכחים במקום.
 
השכרת ציוד לאירועים במחירים הוגנים
לעיתים, התזמון של האירוע וההיקף שלו אינם מאפשרים קנייה של ציוד, ועל כן השכרת ציוד לאירועים יכולה להוות פתרון אידיאלי. אפשרות זו לרוב נחשבת ליקרה יותר אך זאת רק כאשר מתייחסים לחומרי הגלם כמות שהם. כאשר בוחנים את הדברים לאשורם, נראה כי השכרת ציוד לאירועים חוסכת למנהלי האירוע זמן רב וכאבי ראש, ועל כן היא נחשבת לאפשרות נוחה ואף זולה יותר. יחד עם זאת, ניתן למצוא חברה המשכירה ציוד לאירועים במחירים הוגנים, זאת לאחר ביצוע סקר שוק בסיסי והשוואת מחירים.
 
איכות מהשורה הראשונה
באירועים מיוחדים לא כדאי לקחת סיכונים ולכן חשוב לבחור חברה איכותית להשכרת ציוד לאירועים. יש לברר מהי איכות הציוד, האם הוא מתוחזק היטב, האם הוא מגיע נקי ומוכן לשימוש, כמה זמן הציוד פעיל בשוק, האם מדובר בציוד חדש ומתקדם מבחינה טכנולוגית ועוד. בנוסף, כדאי לברר מהו המלאי של החברה והאם יש ברשותה ציוד נוסף למקרה הצורך.
 
אמינות- ללכת על בטוח
חברת השכרת ציוד לאירועים נחשבת לאמינה אם היא תכבד את כלל ההתחייבויות שלה כלפי האירוע ומנהליו. החברה צריכה לשאוף שלא לאכזב את מנהלי האירוע והמשתתפים בו, ובמידה ונעשתה טעות, עליה לדעת לדאוג לפיצוי ולמציאת פתרונות יעילים. ניתן לברר האם החברה אכן אמינה לאחר קריאת פרטי החוזה, ובעיקר, לאחר קבלת המלצות נוספות מלקוחות קיימים.