מה זה office 365 ומה הוא מציע

אופיס 365 זה שם כולל למגוון רחב של שירותי ענן המוצעים על ידי מיקרוסופט.

שמדברים על אופיס 365 מיד קופץ לראש שירותי דואר. אבל זה הרבה יותר מזה. מייקרוסופט לשם שינוי מציעה פה חבילה מגוונת וגמישה. אפשרות המשחק עם החבילות השונות מאפשר היום לקהל רחב מאוד של בעלי עסקים בכל סדרי הגודל הקיימים לקבל שירותי ענן. על ידי הרכבת החבילות השונות חברות יכולות להעביר חלקים רחבים  ממערך המחשוב שלהם לענן ולחסוך הוצאות על ידי חיסכון בתחזוקה חשמל וכוח אדם.
אופיס 365 מתחלקת לחמישה שחקנים. Office, Exchange, Lync, SharePoint, OneDrive.
אני אסביר במשפט על כל אחד מהשחקנים ואז אסביר גם את היתרונות לכל אחד.

• Office כוללת בתוכה את כל המוצרים המוכרים: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher ו-Access.
• Exchange און ליין מספק לנו דואר אלקטרוני עסקי ומאובטח, יומן ואנשי קשר שניתן לשתף על גבי כל ההתקנים.
• Lync זה כלי שמאפשרת שיחות וידאו באיכות HD כולל שיתוף מסך ומסמכים.
• SharePoint מאפשר שמירה וגישה של מסמכים מכל מקום כולל מתן הרשאות גישה למשתמשים ומאפשר אחסון אתרים.
• OneDrive מקצה לנו אחסון של 1TB למשתמש. שיתוף בין משתמשים ומתן הרשאות גישה (חוץ ופנים ארגוני)

אז מה בעצם היתרונות בכל חבילה ואיך זה בא לידי ביטוי בעסק שלכם.
בואו נרחיב קצת. מה בעצם אומרת כל חבילה.

Office

האופיס הראשון יצא בשנת 1993 וקראו לו Office 3.0. הוא כלל בתוכו וורד, אקסל פאוור פוינט ו- Mail. החל משנת 1995 החלו להוסיף את שנת ההוצאה לשם החבילה. החל מ- Office 95 עד הגרסה הנוכחית של Office 2013. בסכך הכל יצאו 15 גרסאות של אופיס.
אז מה בעצם נותנת לנו החבילה של Office בענן. אז דבר ראשון ומאוד חשוב זה שאנחנו מקבלים את האפשרות להתקין את החבילה הזאת עד 5 פעמים למשתמש. כלומר שכל משתמש יכול להתקין את האופיס על חמישה מכשרים שונים, נגיד ויש לכם מחשב שולחני בעסק ועוד מחשב נייד ויש לכם גם עוד מחשב בבית ומחשב במשרד אחר אז אתם לא צריכים לקנות אופיס לכל מחשב בנפרד. אתם יכולים פשוט להתקין את האופיס ולהכניס את מספר הרישוי שוב. ההתקנה עצמה אפילו לא דורשת דיסק התקנה היא פשוט מתבצעת דרך האינטרנט. גם עם המחשב עבר פרמוט אז כל מה שצריך זה להיכנס לאתר של מייקרוסופט ולהוריד את ההתקנה שוב.
פונקציה נוספת ושימושיות מאוד היא office on line, כלי שמאפשר לכן לערוך מסמכים באמצעות הדפדפן גם במחשבים שלא מותקן עליהם אופיס. תחשבו על הסיטואציה הבאה. נסעתם עם הילדים לסבא וסבתא. ופתאום נזכרתם שכחתם לשנות או להוסיף פסקה במסמך שאתם צריכים להגיש מחר. פשוט מתיישבים על יד המחשב של סבא (לא משנה בן כמה הוא- המחשב) ועורכים את המסמך תוך שניות.
 

Exchange on line

 זה בעצם שרת דואר בענן. היפה בכלי הזה שהוא נכון לכולם. ואני מתכוון לכולם. גם אם אתם בעלי חברה גדולה שמורכבת מ-250 עובדים וגם עם אתה עצמאי בודד או עסק קטן של שלושה אנשים. זה פשוט חבילה נוחה. היא מורכבת מתיבת דואר של 50GB לכל משתמש. בחלק מהחבילות מצורף לזה גם שטח אחסון ללא הגבלה בארכיון ארגוני לכל משתמש. ניתן להשתמש בשם הדומיין של החברה, מגיע עם זה אבטחה מובנת של מערכן סינון תוכנות זדוניות ודואר זבל. הגדרה פשוטה על כל מכשיר וטלפון חכם ויכולת עבודה עם מערכות שונות. ניתן לאפשר שיתוף יומנים והרשאות בצורה פשוטה וידידותית ואפשר גם לשתף את תיבות הדואר בין העובדים. כל הפעולות של הגדרת התיבה הרשאות שיתופים וכו' מתבצע דרך ממשק הניהול של מיקרוסופט. זה הופך את הניהול של השרת לנוח ופשוט גם אם אתם לא אנשי IT מקצועיים. וכמובן כמו לשאר המוצרים של Office 365 יש תמיכה מלאה בעברית. דבר שמהווה יתרון עצום על פני המתחרים.
ההגדרה על האאוטלוק היא פשוטה מאוד. Next next finish... וסיימנו. אין צרוך בלהוריד תוספים כמו ב- Google up ואין צורך בהגדרות שונות של POP3  ו- IMAP.
במידה ואין תכנות דואר אז תמיד אפשר להיכנס דרך ה- Outlook web app (דרך דפדפן האינטרנט) ולעבוד על התיבה בענן. ה- Outlook web app מתאפיין בממשק פשוט עם מספר חבילות עיצוב. הוא מסונכרן לחלוטין עם כל התיקיות שיש באאוטלוק ומאפשר שליטה על הרשאות ושיתוף בצורה מלא.

Lync

זהו כלי שיחסית לא מוכר להרבה אנשים. בעצם Lync  מאחד בתוכו שלושה כלים שאנחנו משתמשים בעסק מידי יום. שירות שליחת הודעות מידיות כמו מסנג'ר סקייפ וכו' שיחות אדיו ווידיאו באיכות HD ומרכזיות IP. Lync יכול להתחבר למרכזיות ה IP שלכם באופן חלק או ממש להחליף אותה בצורה מלאה. הרצון של מייקרוסופט הוא לאחד את כל הכלים הקיימים ולאפשר למשתמש שימוש חלק. הממשק שלו מוצג בצורה ידידות ומצרף את תמונות הפרופיל של המשתמש, הוא מעדכן באופן אוטומטי את סטטוס המשתמש על ידי סנכרון זמינות עם הפגישות הקיימות ביומן המשתמש. בקליק אחד אפשר לשלוח מיילים למשתמשים הרשומים, לשלוח הודעה מידית או ליצור שיחת וידיאו. בשיחות הווידאו ניתן לשתף מסכים ולהעביר הרצאות או פגישות לכל המשתמשים. ניתן להגיע לכל המסמכים שלכם ולשתף אותם על ידי שתי קליקים בעכבר.
בעצם Lync הוא כלי העוטף את כל האפליקציות שבהם אנחנו משתמשים מדי יום תחת קורת בית אחת ומאפשר לנו ליצור סביבת עבודה רציפה מכל מקום בעולם.

SharePoint

SharePoint זאת פלטפורמה שמאפשרת יצרית וריכוז אתרי הפנים של החברה. עד כה היה נהוג להקים שרת המיועד לשימוש ספציפי. אך היום בעצמאות החבילה של Office 365 ניתן להשתמש בשירותי ה- SharePoint באופן מידי וללא צורך בהקמה ופריסת הפלטפורמה.
אז מה בעצם נותן לנו השירות הזה ולמה צריך אותו בכלל. המטרה הכללית של מייקרוסופט היא בפלטפורמת ה- SharePoint היא לאפשר לאנשי הצוות המחלקות ומנהלי החברה לשתף מיידע בצורה אירגונית ונוחה. בעזרת שיתוף הידע עובדים חדשים יכולים להיקלט הרבה יותר מהר לשורות הארגון. מנהלי החברה או העובדים מנוסים משתפים את הידע שלהם ומעבירים אותו לכל הדורש בצורה פשוטה.
איך עושים את זה? SharePoint online מאפשרת לכם אחסון של עד 10,000 אתרי פנים שבהם ניתן לשתף מסמכים לעלות פוסטים להגיב ולעקוב אחרי כל אחד מאלה. ניתן לתת הרשאות גישה ושיתוף על כל אחד מהאתרים ולחלק את הפלטפורמה למחלקות שונות.
תדמינו סיטואציה מעולם עיצוב המוצר. כאשר צוות עובד על עיצוב מוצר תמיד כדי שהוא יחלוק את הרעיונות אחד עם השני. סיעור מוחות תמיד מקדם את המטרה מהר יותר. במידה ולצוות יהיה אתר משלו שבו כל אחד מחברי הצוות יוכל לעלות לאתר את הרעיונות שלו בכל זמן נתון ולקבל פידבק ועצות משאר חברי הצוות. הוא יוכל לעקוב אחרי משתמשים ספציפיים ולקבל התראות בזמן אמת על תגובה או פוסט שהם העלו. יהיה באתר את כל הקבצים והמסמכים שרלוונטיים לצוות או למוצר והם יהיו ניתנים להורדה ושיתוף בכל רגע נתון. יכולות הצוות ויעילותו תעלה פלאים. הגשת המוצר בזמן היעד שלו תהפוך להיות פתאום אפשרית ואפילו יישאר זמן למקצה שיפורים.
זאת רק הדגמה קטנה ליכולת של SharePoint. כמובן שהמוצר עצמו מנוהל על ידי ממשק גרפי (GUI) מלא וללא צורך בידע מקדים (למרות שעדיף).  

OneDrive

OneDrive for Business מספק לנו בתור משתמשים של Office365 עד 1TB של אחסון קבצים. את הקבצים האלו ניתן לשתף וניתן גם לא. השימוש הוא פשוט. אתם יכולים לעלות קבצים בצורה הפשוטה של "גרור וזרוק"  או על יד "Browsing" במחשב וסימון הקובץ הרצוי. התיבה של OneDrive בענן מסונכרנת באופן מלא עם התיקייה שנמצאת על המחשב ומאפשרת לנו גישה מכל מקום. OneDrive for Business עובד בשיתוף עם SharePoint ועם Outlook web app ומאפשר שיתוף גם דרך שליחת לינק ולאו דווקא שליחת הקובץ. כמובן שהוא זמין על כל סוגי מערכות ההפעלה של המחשבים ושל הטלפונים החכמים.
 
 
אז לסיכום עכשיו אני מקווה שקצת יותר ברור ממה מורכבת החבילה של Office 365 ומה היכולת שלה. חשוב לציין שלכל המוצרים של Office 365 יש תמיכה מלאה בעברית דרך הטלפון. חשוב לציין שהרכבת החבילה יכולה להתבצע באופן אינדיבידואלי המתאים לכל עסק מהקטן עד הגדול.
החבילות השונות מגיעות תחת שני קטגוריות מרכזיות, Office 365 Business ו- Office 365 Enterprise. אשר כל אחת מהם מורכב מחבילות משנה.
 
מכל הדברים הנ"ל הדבר שהכי חשוב מבחינתי זאת היכולת לשלם רק על מה שאני משתמש מתי שאני משתמש ואיך שאני רוצה להשתמש בזה.